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ワードのアウトライン機能が正しく使われてる世界を妄想する [アウトライナー]

ある人に「ワードのアウトライン機能を本当に使ってる人がいるとは思わなかった」と言われる。あんまり誉められた気はしないけど(笑)。

言葉の主は仕事で付き合いのあるSI屋さんの営業で、職業柄(?)少なくともワードに「アウトライン」という機能が装備されていることは知っていたけど、たぶん「カタログスペックを飾るための膨大な機能のひとつ」くらいの感覚か。アウトライン機能が本来持つ可能性と意義については理解してるようには見えなかった。

ま、ワードがそう思われても仕方のない存在であることは確かで、それはマイクロソフトの自業自得だけど。



でもときどき、ワードが正常進化して、本来あるべき姿で正しく使われている世界を妄想してみることがある。

その世界では、たとえば会議の資料はパワーポイントなんかではなく、ワードのアウトライン形式でプロジェクターに投影される。

映されるのは、何枚ものスライドなんかじゃなく、最初から最後まで一本のアウトライン=今日の会議のアジェンダだ。アジェンダには、今日話し合われるべきテーマが四つ書かれている。

会議が始まると、まずアウトラインの「1」の見出しを展開し、その下に話し合ったこと、決まったことを書き込んでいく。「1」が終わると「2」のテーマに移る。「1」の見出しを折りたたみ、今度は「2」の見出しの下に話し合ったこと、決まったことを書き込んでいく。アジェンダが完了するまで繰り返す。

今議論している部分以外の見出しは折りたたまれて見えないので、議論が脱線しにくい。同時にアジェンダの全体像は常に見えているので、全体の中の位置づけもはっきりしている。

とはいえ雑談だってあるし、今話し合われているテーマとは違う話になることもある。そんな中で記録しておくべきものはアジェンダの末尾にある「未整理」という見出しの下にひとまとめにして入れる。

最後にアウトラインを全て展開し、議論の内容をみんなで確認する。「未整理」に入れた内容は、収めるべき場所があれば移動し、なければ新しい見出しを立てて、当初のアウトラインを修正する。

異論がなければワードをアウトラインモードからページレイアウトモードに切り替えると、アウトラインは即座に美しくフォーマットされた読みやすい議事録として表示される。



ワードのアウトラインモードでつくる会議資料を、パワーポイントのスライドを使うことと比較してみる。

最大の違いは、資料作成の手間が減ること。いちばん重要なのは、上で説明したような会議資料と議事録を作るときの手間は、単純なテキスト入力だけだということ。枠組みとなるアウトラインはテキストを入力した後タブキーとマウス操作だけで組み立てられるし、アウトラインレベルに応じた段落書式とフォントを事前に登録しておけば、デザインについては一切考える必要がない。

会議の時間が短くなる。アウトラインの折りたたみ・展開は、議論が脱線することを防いでくれる。

半自動的に議事録ができる。きちんと書式設定されたフォーマットされた議事録は紙として配布(するべきではないけど)されたときに読みやすい。

議事録の内容を把握しやすい。議事録を読む人は、その気になれば即座にアウトラインモードに切り替えて、見出しだけ表示させたり本文段落の1行目表示を利用したりしてスキミングすることで、議論の全体像を効率的に把握することができる。



上はワードの標準機能を使ってるだけだけど、ずいぶん無駄な労力やストレスが減ると思う。

このクラウドの時代に今さらワードのアウトライン機能の普及運動をするつもりはないけれど、アウトラインを使って何ができるかということは意識しておいて損はない。アウトライナーの可能性は、多くの人が思っているよりもずっとずっと大きい。

ちなみにここで妄想した、会議でのアウトライナーの利用例は、昔訳した「アウトライナーとの出会い」という文章を元にしてます。
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コメント 4

gofujita

すばらしい! 妄想ではなく、こういう風景が普通になって欲しい..。

クラウドが普及した今だからこそ、たとえばプロジェクトメンバーが打合せ時のワードファイルをアウトラインの形でオンライン共有するは簡単ですよね。ぼくは、それだけでも一本前進かなと思っていますが、どうでしょう?

先週のワイナーの記事を読んだあと、こういう形なら妥協(?)してワードを使っても良いかなと考えを改めたところでした。ワードはほとんど使っていなかったのですが、周囲がすべてワードユーザーである現実を利用するのもひとつの手ではないかと、自分に言い聞かせているところです(笑)。
by gofujita (2013-03-24 11:09) 

Tak.

gofujitaさん
確かにその通りですね。ネガティブモードになってました(笑)。誰のPCにも入ってる可能性が高いワードのアウトライン機能を、身内でうまく使うことから始めるというのが、いちばんの近道です。

でもワードのアウトラインモードを人に勧めるときに、バグの回避方法をいっしょに説明しなきゃならないという残念なことをもう長い間させられてるこの状況をなんとかしてほしい。

というかそのあたりも含めて、ワードをアウトライナーとして使うためのまとまった情報が必要ですね。
by Tak. (2013-03-24 16:59) 

gofujita

そうか、バグですかー。むむむ。
by gofujita (2013-03-25 09:22) 

使えれば……ありがたい。

Worldのアウトラインが使えたらいいなと前々から思っていましたが、時折、挙動がおかしい様子で、残念に思っておりました。なるほどバグだったのかもしれません。
by 使えれば……ありがたい。 (2016-10-26 10:32) 

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